Excel-д ажиллахад зарим хүснэгтүүд нь маш гайхалтай хэмжээтэй. Энэ нь баримтын хэмжээ нэмэгдэж, заримдаа хэдэн арван мегабайт хүртлээ хүрдэг болохыг харуулж байна. Excel програмын жингийн өсөлт нь зөвхөн хатуу дискэн дээр эзлэх орон зайг ихэсгэх төдийгүй, үүнээс илүү чухал зүйл нь янз бүрийн арга хэмжээ, үйл явцын гүйцэтгэлийн хурдыг удаашруулахад хүргэдэг. Энгийнээр хэлэхэд ийм баримттай ажиллахад Excel нь удааширч эхэлнэ. Тиймээс эдгээр номын хэмжээг оновчтой болгох, багасгах асуудал яаралтай байна. Excel-ийн файлын хэмжээг хэрхэн багасгаж болохыг үзье.
Номын хэмжээг багасгах журам
Өргөтгөсөн файлыг оновчтой болгох нь нэг дор хэд хэдэн чиглэлд байна. Олон хэрэглэгчид таамаглаж чадахгүй боловч ихэнхдээ Excel ажлын хуудас маш их хэрэгцээтэй мэдээллийг агуулсан байдаг. Файл нь жижиг бол хэн ч онцгой анхаарал тавьдаггүй, гэхдээ хэрэв баримт нь хүндрэлтэй бол бүх боломжит параметрүүдтэй таарах хэрэгтэй.
Арга 1: ажлын цар хүрээг багасгах
Ажлын хүрээ нь Excel-ийн үйлдлүүдийг дурдах газар юм. Документыг дахин нягтлах үед хөтөлбөр нь ажлын талбар дахь бүх нүдийг дахин үнэлнэ. Гэхдээ энэ нь тухайн хэрэглэгчийн яг ажиллаж байгаа мужид тохирохгүй юм. Жишээлбэл, хүснэгээс доогуураа тавиагүй зай нь ажиллах зайны хэмжээг өргөж байгаа элемент рүү өргөтгөсөн болно. Дахин тооцоолоход, Excel-д бүрт хоосон зай үүсгэх болно. Энэ асуудлыг хэрхэн шийдэх талаар тодорхой хүснэгтний жишээгээр үзье.
- Нэгдүгээрт, оновчлолын өмнөх жинг харвал процедурын дараа юу болохыг харьцуулах хэрэгтэй. Үүнийг таб руу шилжих замаар хийж болно "Файл". Хэсэгт оч "Дэлгэрэнгүй". Нээлттэй цонхны баруун талд номны үндсэн шинж чанарыг зааж өгнө. Эхний шинж чанар нь баримт бичгийн хэмжээ юм. Бидний харж байгаагаар энэ нь 56.5 килобайт байна.
- Юуны өмнө, хуудасны бодит ажлын талбар нь хэрэглэгчид үнэхээр хэрэгтэй хэрэгцээтэй зүйлээс ялгаатай байх ёстой. Энэ нь хийхэд хялбар юм. Бид хүснэгтийн аль ч нүдэнд гараад түлхүүр хослолыг бичнэ үү Ctrl + End. Excel програм нь ажлын талбар дахь эцсийн элемент гэж үздэг хамгийн сүүлчийн нүд рүү шилждэг. Бидний тодорхой жишээн дээр энэ нь 913383 мөрийг харуулж байна. Хүснэгт нь зөвхөн эхний зургаан мөрийг агуулдаг бөгөөд 913377 мөрүүд нь үнэндээ хэрэггүй ачаалал бөгөөд файлын хэмжээг ихэсгэдэг гэж хэлж болно. Ямар нэгэн үйлдэл хийхдээ хөтөлбөрийн бүх цар хүрээг тогтмол дахин тооцоолох нь баримт бичгийн ажлын явц удаашралтай байна.
Мэдээжийн хэрэг, бодит ажлын цар хүрээ болон Excel-ийн хоорондох том ялгаа нь маш ховор байдаг бөгөөд бид тодорхой тооны мөрийг тодорхой болгосон. Хэдийгээр хуудасны бүх талбар нь ажлын талбай гэж тооцогддог ч тохиолдол бүр тохиолддог.
- Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд та эхний хоосон хуудас болон хамгийн төгсгөлд хүртэл бүх мөрүүдийг устгах хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд эхний нүдийг хүснэгтээс нэн даруй байрлуулж, түлхүүр хослолыг бичнэ үү Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Үүний дараа эхний баганы бүх элементийг заасан нүднээс болон хүснэгтийн төгсгөл хүртэл сонгож авсан. Дараа нь баруун хулганы товч дээр агуулгаар нь дар. Нээлттэй контекст цэсэнд байгаа зүйлийг сонго "Устгах".
Олон хэрэглэгчид товчлуур дээр дарж устгахыг оролддог. Устгах гар дээр байгаа боловч энэ нь зөв биш юм. Энэ үйлдэл эсийн агуулгыг арилгах боловч тэдгээрийг өөрөө устгадаггүй. Тиймээс бидний хувьд энэ нь тус болохгүй.
- Бид энэ зүйлийг сонгов "Устгах ..." Үндсэн цэсний хувьд жижиг эсийн цонх нээгдэнэ. Бид үүнийг шилжүүлэгч рүү байрлуулав "String" товчлуур дээр дарна уу "OK".
- Сонгосон мужийн бүх мөрүүд устгагдсан. Цонхны зүүн дээд буланд байгаа дискетрийн дүрсэн дээр дарж номыг сэргээхээ мартуузай.
- Энэ нь бидэнд хэрхэн тусалсныг харцгаая. Хүснэгтэд байгаа нүдийг сонгоод богино холбоосыг бичнэ үү Ctrl + End. Excel-ийн хүснэгтийг сүүлчийн нүдээр сонгосон нь хуудасны ажлын хамгийн сүүлийн элемент юм.
- Одоо бид хэсэг рүү шилжиж байна "Дэлгэрэнгүй" tabs "Файл"Бидний баримт бичгийн жин хэрхэн буурсаныг олох. Таны харж байгаагаар одоо 32.5 KB байна. Онооны оновчтой горим эхлэхээс өмнө түүний хэмжээ 56.5 КВ. Ингэснээр 1,7 дахин буурсан байна. Гэхдээ энэ тохиолдолд гол амжилт нь файлын жингийн бууралт биш ч хөтөлбөр нь бараг ашиглагдаагүй цар хүрээг эргэн харахаас чөлөөлөгдөж байгаа бөгөөд энэ нь баримт бичгийн боловсруулалтын хурдыг ихээхэн нэмэгдүүлэх болно.
Хэрвээ ном тань ажилладаг хэд хэдэн хуудсыг агуулдаг бол та тэдгээртэй ижил төстэй үйл ажиллагаа явуулах хэрэгтэй. Энэ нь цаашид баримт бичгийн хэмжээг багасгах болно.
Арга 2: арилгах форматыг арилгах
Excel-ийн баримтыг хүндрүүлдэг өөр нэг чухал хүчин зүйл бол нэмэлт хэлбэршүүлэлт юм. Энэ нь янз бүрийн фонтууд, хил хязгаар, форматтай форматуудыг хэрэглэх боломжтой байж болох боловч эхний ээлжинд эсийн өнгийг өөр өөр өнгөтэйгээр дүүргэхтэй холбоотой. Файлыг форматлахаасаа өмнө та хоёр удаа бодох хэрэгтэй бөгөөд үүнийг хийхэд үнэтэй эсэх, эсвэл энэ журмын дагуу хийхгүй бол хялбархан хийж болно.
Энэ нь ихээхэн хэмжээний мэдээлэл агуулсан номнуудаас бүрдсэн бөгөөд энэ нь өөрсдийгөө их хэмжээгээр агуулж байдаг. Номын форматыг нэмэх нь түүний жинг хэд хэдэн удаа нэмэгдүүлэх боломжтой. Тиймээс, баримт бичигт тусгагдсан мэдээллийн алсын барааны харагдац болон файлын хэмжээний хоорондох "алтан дундаж" хувилбарыг сонгох шаардлагатай.
Форматлахтай холбоотой бас нэг хүчин зүйл бол зарим хэрэглэгчид "маржинтай" форматлахыг илүүд үздэг. Өөрөөр хэлбэл, тэдгээр нь хүснэгтэнд төдийгүй заримдаа бүр хуудасны төгсгөлд хүртэл мөрөнд шинэ мөр нэмэгдэхээр хүлээгдэж байгаа тул тэдгээрийг дахин дахин хэлбэржүүлэх шаардлагагүй болно.
Гэхдээ шинэ мөр нэмэгдэх, хэдэн хүн нэмэгдэх, яг ийм хэлбэршилт гаргахад яг одоо тодорхойгүй байгаа бөгөөд энэ баримт бичигтэй ажиллах хурд дээр сөрөг нөлөө үзүүлэх болно. Тиймээс хэрэв та хүснэгтэд ороогүй хоосон нүдэнд форматыг оруулсан бол үүнийг устгах хэрэгтэй.
- Юуны өмнө, өгөгдлөөр хязгаарлагдсан бүх нүдийг сонгох хэрэгтэй. Үүнийг хийхийн тулд босоо координат самбар дээр эхний хоосон мөрийн дугаарыг дар. Бүх мөрийг онцолсон. Үүний дараа бид аль хэдийн мэддэг халуун товчлуурын хослолыг ашиглах хэрэгтэй. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Үүний дараа өгөгдлийн хүснэгтийн доорхи эгнээний бүх мөрүүд нь тодруулга тодруулагдсан болно. Таб дотроо байх "Нүүр" Дүрс дээр дарна уу "Цэвэр"багажны блок дахь соронзон хальс дээр байрладаг Засварлах. Жижиг цэс нээгдэнэ. Энэ байрлалыг сонгоно уу "Clear Formats".
- Сонгосон мужийн бүх нүдэнд энэ үйлдэл хийсний дараа форматыг устгах болно.
- Үүний нэгэн адил та хүснэгтэд шаардлагагүй форматыг устгаж болно. Үүнийг хийхийн тулд бид хувьсагчийг сонгохдоо форматлахыг хамгийн бага хэрэгцээтэй гэж үзвэл бид товчлуур дээр дарна уу. "Цэвэр" Туузан дээрээс жагсаалт дээрээс сонгоно "Clear Formats".
- Хүснэгтийн сонгосон мужид форматыг бүрэн хассан болохыг харж байгаагаар.
- Үүний дараа бид энэ хүрээндээ тохирох зарим форматтай элементүүд рүү буцах болно: хил, тоон формат гэх мэт.
Дээрх алхмууд нь Excel-н ажлын дэвтэрийн хэмжээг эрс багасгахад туслана. Гэхдээ баримт бичгийг оновчтой болгох цаг хугацааг зарцуулахаас илүүтэйгээр зөвхөн тохиромжтой бөгөөд шаардлагатай үед зөвхөн форматыг ашиглах нь илүү дээр юм.
Хичээл: Excel хүснэгтийг хэлбэршүүлэх
Арга 3: холбоосыг устгах
Зарим баримт бичигт маш олон тооны холбоосууд байдаг. Энэ нь мөн тэдний ажлын хурдыг удаашруулж болно. Бусад номуудтай гадаад холбоосууд нь энэ шоу нэлээд хүчтэй нөлөөлдөг боловч дотоод холбоос нь хурданд сөрөг нөлөөтэй байдаг. Хэрэв холбоос нь мэдээлэл авдаг эх сурвалж нь байнга шинэчлэгддэггүй бол хэвийн утгатай эсүүд дэх жишиг хаягийг орлуулах нь чухал юм. Энэ нь баримт бичгийн хурдыг нэмэгдүүлэх боломжтой юм. Та холбоос эсвэл үнэ нь тодорхой нүдэнд байгаа эсэхийг харж болно, элементийг сонгох дараа та томъёогоор барьж болно.
- Холбоосууд агуулсан талбарыг сонгоно уу. Таб дотроо байх "Нүүр", товчин дээр дарна уу "Хуулбар" тохируулгын бүлгийн туузан дээр байрладаг "Clipboard".
Түүнээс гадна, тухайн мужийг сонгоод дараа нь халуун товчлуурын хослолыг ашиглаж болно. Ctrl + C
- Өгөгдлийг хуулсны дараа талбараас сонголтыг хасаад, хулганы товч дээр дарна уу. Context цэсийг эхлүүлсэн. Энэ блок дээр "Оруулах сонголтууд" дүрс дээр дарах хэрэгтэй "Үнэлэмж". Энэ нь зурган дээр харагдаж байгаа зургууд шиг харагдаж байна.
- Үүний дараа сонгогдсон талбайн бүх холбоос статистик утгуудаар солигдоно.
Гэхдээ Excel-ийн ажлын дэвтрийг оновчтой болгох энэ сонголт үргэлж зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг санах нь зүйтэй. Энэ нь зөвхөн эх сурвалжаас авсан өгөгдөл динамик биш бөгөөд энэ нь цаг хугацааны хувьд өөрчлөгддөггүй тохиолдолд хэрэглэгдэж болно.
4-р арга: форматын өөрчлөлт
Файлын хэмжээг их хэмжээгээр багасгах өөр нэг арга бол түүний форматыг өөрчлөх явдал юм. Энэ арга нь бусад бүх номноос илүүтэйгээр номыг шахахаас илүүтэй тусалдаг. Гэхдээ дээр дурдсан хувилбаруудыг хослуулан хэрэглэх хэрэгтэй.
Excel -д xls, xlsx, xlsm, xlsb гэсэн хэд хэдэн "уугуул" файлын формат байдаг. Xls формат нь Excel 2003 болон өмнөх програмын үндсэн өргөтгөл байв. Хэдэн хоцрогдсон боловч олон хэрэглэгчид одоо үргэлжлүүлэн хэрэглэж байна. Үүнээс гадна олон жилийн өмнө бүтээсэн хуучин файлуудтай ажиллахад буцаж очих хэрэгтэй болдог. Excel-ийн баримт бичгийн сүүлчийн хувилбаруудыг хэрхэн зохицуулах талаар мэдэхгүй гуравдагч этгээдийн програмууд энэ өргөтгөлтэй номнуудтай ажиллаж байгааг харуулж байна.
Xls өргөтгөл бүхий ном нь xlsx форматын орчин үеийн аналогиас хамаагүй том хэмжээтэй бөгөөд Excel одоогийн гол хэрэглээ болж байгаа гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Юуны өмнө энэ нь xlsx файлууд үнэндээ шахагдсан архивуудтай холбоотой юм. Тиймээс, хэрэв та Xls өргөтгөл ашиглаж байгаа бол, номны жинг багасгахыг хүсвэл үүнийг xlsx форматаар хадгалж болно.
- Xls форматаас xlsx формат руу баримтыг хөрвүүлэхийн тулд таб руу очно уу "Файл".
- Нээлтийн цонхонд тэр даруй хэсэгт анхаарлаа хандуулаарай "Дэлгэрэнгүй"Одоогийн байдлаар баримт бичгийн жин нь 40 Kb байна. Дараа нь нэр дээр дар "Хадгалах ...".
- Хадгалсан цонх нээгдэнэ. Хэрвээ хүсвэл та шинэ сан руу очино уу, гэхдээ ихэнх хэрэглэгчид шинэ баримтыг эх сурвалжтай нэг газарт байрлуулах нь илүү тохиромжтой байдаг. Хэрэв хүсвэл номны нэрийг "Файлын нэр" талбарт өөрчилж болно. Энэ журамд хамгийн чухал нь талбарт тавих явдал юм "Файлын төрөл" утга "Excel workbook (.xlsx)". Үүний дараа та товчлуурыг дарж болно "OK" цонхны ёроолд байна.
- Хадгалж дууссаны дараа хэсэг рүү очно уу "Дэлгэрэнгүй" tabs "Файл", хэр их жин багасч байгааг харах. Үүнийг харахад одоо хөрвүүлэх процедур эхлэхээс өмнө энэ нь 13.5 KB-ийн эсрэг 40 KB байна. Өөрөөр хэлбэл орчин үеийн форматаар хадгалах нь бараг гурван удаа номыг шахах боломжийг олгосон юм.
Үүнээс гадна, Excel-д өөр орчин үеийн xlsb формат эсвэл хоёртын ном байдаг. Энэ баримт бичигт хоёртын кодчилолд хадгалагдана. Эдгээр файл нь xlsx номоос ч бага юм. Үүнээс гадна, бичсэн хэл нь Excel-д хамгийн ойр байдаг. Тиймээс бусад төрлийн өргөтгөлтэй харьцуулахад эдгээр номууд хурдан ажилладаг. Үүний зэрэгцээ функциональ функциональ функц болон янз бүрийн хэрэгсэл (формат, функц, график г.м.) ашиглах форматын ном нь xlsx форматтай биш бөгөөд xls форматаас давж гарна.
Excel-ийн анхдагч хэлбэр нь яагаад xlsb байсангүй вэ гэсэн гол шалтгаан нь гуравдагч талын програмууд үүнтэй бараг хамтран ажилладаггүй явдал юм. Жишээлбэл, Excel-с 1C програмаас мэдээллийг экспортлох шаардлагатай бол xlsx эсвэл xls баримтаар хийж болно. Гэхдээ хэрэв та гуравдагч этгээдийн програмд өгөгдөл дамжуулахаар төлөвлөөгүй бол баримтыг xlsb форматаар хадгалж болно. Ингэснээр баримт бичгийн хэмжээг багасгаж, ажлын хурдыг нэмэгдүүлнэ.
Xlsb өргөтгөл дэх файлыг хадгалах журам нь xlsx өргөтгөлийнхтэй адил юм. Таб дотроо "Файл" item дээр дар "Хадгалах ...". Талбайн нээлттэй цонхонд "Файлын төрөл" сонголт хийх хэрэгтэй "Excel-ийн хоёртын ажлын ном (* .xlsb)". Дараа нь товчин дээр дарна уу. "Хадгалах".
Бид энэ хэсэгт байгаа баримтын жинг авч үзье. "Дэлгэрэнгүй". Таны харж байгаагаар, энэ нь улам бүр буурч, одоо зөвхөн 11.6 KB байна.
Хэрвээ та форматтай файлтай ажиллах тохиолдолд түүний хэмжээг багасгах хамгийн үр дүнтэй арга бол орчин үеийн xlsx эсвэл xlsb форматыг хадгалах юм. Хэрэв та эдгээр файлын өргөтгөлүүдийг аль хэдийн ашиглаж байгаа бол тэдгээрийн жинг багасгахын тулд ажлын талбарыг зөв тохируулж, задлах формат болон шаардлагагүй холбоосуудыг устгах хэрэгтэй. Хэрэв та эдгээр бүх үйлдлийг цогцолбороор гүйцэтгэвэл хамгийн их ашиг авчрах бөгөөд зөвхөн нэг л сонголтоор хязгаарлагдахгүй.
