Майкрософт оффисын багцад мэдээллийн сан үүсгэх тусгай програм байдаг бөгөөд тэдгээртэй хамт ажиллах - Access. Гэсэн хэдий ч, олон хэрэглэгчид энэ зорилгоор ашиглахыг илүүд үздэг - Excel-ийг хэрэглэдэг. Энэ програм нь бүрэн мэдээллийн сан үүсгэх бүх хэрэгсэлтэй гэдгийг тэмдэглэх хэрэгтэй. Үүнийг яаж хийхийг олж мэдье.
Бүтээлч үйл явц
Excel-ийн мэдээллийн бааз нь хуудасны мөрүүд болон эгнээнд хуваарилагдсан мэдээллийн багц юм.
Онцлог нэр томьёоны дагуу мэдээллийн баазыг нэрлэнэ "бүртгэл". Оруулга бүр нь тусдаа обьектийн тухай мэдээлэл агуулна.
Багануудыг дуудаж байна "талбарууд". Бүх талбар нь бүх бичлэгт тусдаа параметр агуулна.
Энэ нь Excel-д байгаа өгөгдлийн сангийн хүрээ нь энгийн хүснэгт юм.
Хүснэгт үүсгэх
Юуны өмнө бид хүснэгт үүсгэх хэрэгтэй.
- Өгөгдлийн сангийн талбарууд (багана) -ийг оруулна уу.
- Бид мэдээллийн баазын нэрийг бөглөнө (мөрүүд).
- Бид мэдээллийн баазыг бөглөх болно.
- Өгөгдлийн санг бөглөсний дараа бид үүнийг өөрийн үзэмжээр (фонт, хил, дүүргэх, сонгох, текстийн байршилтай харьцах гэх мэт) форматлана.
Энэ нь мэдээллийн баазын бүтцийг бий болгодог.
Хичээл: Хүснэгтийг Excel дээр хэрхэн үүсгэх
Өгөгдлийн сангийн шинж чанаруудыг оноох
Эксел хүснэгтийг зөвхөн олон тооны эс гэж үзэхийн тулд мэдээллийн баазын хувьд тохирох шинж чанарыг тодорхойлох хэрэгтэй.
- Таб руу оч "Мэдээлэл".
- Хүснэгтийг бүхэлд нь сонгоно уу. Баруун хулганы товч дээр дарна уу. Контекст цэсээр товчлуур дээр дарна уу "Нэрийг оноох ...".
- Графикт "Нэр" өгөгдлийн сан руу залгахыг хүсч байгаа нэрээ зааж өгнө үү. Урьдчилсан нөхцөл гэдэг нь нэр нь үсэгтэй байх ёстой бөгөөд энэ нь зай байх ёсгүй. Графикт "Range" Та хүснэгтийн талбайн хаягийг өөрчилж болно, гэхдээ та үүнийг зөв сонгосон бол энд юу ч өөрчлөх шаардлагагүй болно. Үүний зэрэгцээ та тусдаа талбарт тэмдэглэл бичиж болно, гэхдээ энэ параметр нь заавал байх болно. Бүх өөрчлөлт хийгдсэний дараа товчлуур дээр дарна уу. "OK".
- Товчин дээр дарна уу "Хадгалах" цонхны дээд хэсэгт эсвэл гарны холбоосыг бичнэ үү Ctrl + S, мэдээллийн баазыг компьютерт холбогдсон хатуу диск эсвэл зөөврийн компьютер дээр хадгалах боломжтой.
Үүний дараа бид бэлэн мэдээллийн сантай болсон гэж хэлж болно. Үүнийг өнөөдөр толилуулж байгаа шиг ийм нөхцөл байдалд ажиллах боломжтой ч олон боломжууд таслагдах болно. Доорх өгөгдлийн санг илүү ажиллагаатай болгох талаар тайлбарлана уу.
Ангилал ба шүүлтүүр
Мэдээллийн сантай ажиллах нь юуны түрүүнд бичлэгийг зохион байгуулах, сонгох, ангилах боломжийг олгодог. Эдгээр функцүүдийг манай мэдээллийн санд холбоё.
- Захиалга хийх талбарын мэдээллийг сонгоно уу. Таб доторх туузан дээр байрлах "Sort" товч дээр дарна уу "Мэдээлэл" багажны блок дээр "Sort болон filter".
Эрэмбэлэлтийг бараг ямар ч параметр дээр гүйцэтгэж болно:
- цагаан толгойн нэр;
- огноо;
- тоо гэх мэт
- Дараагийн цонх нь сонгож авсан талбарыг зөвхөн эрэмбэлэх эсвэл автоматаар өргөтгөх эсэхийг асууна. Автомат өргөтгөлийг сонгоод товчлуур дээр дарна уу. "Эрэмбэлэх ...".
- Sort Sort тохиргооны цонх нээгдэнэ. Талбайд "Sort by" тухайн газрын нэрийг зааж өгнө үү.
- Талбайд "Sort" Үүнийг хэрхэн яаж хийхийг тодорхойлдог. Мэдээллийн баазын хувьд хамгийн сайн сонголт бол сонгох юм "Үнэлэмж".
- Талбайд "Захиалга" Sorting хийх дарааллыг зааж өгнө. Мэдээллийн янз бүрийн төрлийн хувьд энэ цонхонд өөр өөр утгатай байна. Жишээлбэл текстийн өгөгдөлд энэ нь утга байх болно "А-аас Z хүртэл" эсвэл "Z to A", тоон - "Доошоо" эсвэл "Уруудах".
- Үүнийг батлах нь чухал юм "Миний өгөгдөл толгой агуулна" тэнд байсан. Хэрэв үгүй бол та тавих хэрэгтэй.
Бүх шаардлагатай параметрүүдийг оруулсны дараа товчлуур дээр дарна уу "OK".
Үүний дараа өгөгдлийн сан дахь мэдээллийг тодорхой заасан тохиргооны дагуу эрэмбэлэх болно. Энэ тохиолдолд бид аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудын нэрээр ангилдаг.
- Excel-ийн өгөгдлийн сантай ажиллахад хамгийн тохиромжтой хэрэгслүүдийн нэг нь автомат шүүлтүүр юм. Өгөгдлийн сангийн бүх хүрээ, тохируулгын блокыг сонгоно "Sort болон filter" товчлуур дээр дарна уу "Шүүлтүүр".
- Үүний дараа дүрснүүд урвуу гурвалжин хэлбэртэй хэлбэрээр талбаруудын нэр бүхий нүдэнд гарч ирснийг харж болно. Шүүлт хийх гэж байгаа утгын багананд дарна уу. Нээлттэй цонхонд бид эдгээр утгууд, бид нуугдахыг хүссэн бичлэгүүдээс шалгалтын тэмдгийг хасдаг. Сонголт хийсэний дараа товчлуур дээр дарна уу. "OK".
Үүний дараагаар бид шалгагдсан утгууд нь хүснэгтээс далдлагдсан утгуудыг агуулсан мөрүүд.
- Бүх өгөгдлийг дэлгэц рүү буцааж оруулахын тулд шүүлтүүрийн гүйцэтгэсэн баганы дүрсэн дээр дарж, нээгдсэн цонхон дээр бүх эд зүйлсийн өмнө бүх хайрцагийг шалгана уу. Дараа нь товчин дээр дарна уу "OK".
- Шүүлтүүрийг бүрэн устгахын тулд товчин дээр дарна уу. "Шүүлтүүр" соронзон хальс дээр.
Хичээл: Excel-д өгөгдлийг ангилах ба шүүх
Хайлт
Том хэмжээний өгөгдлийн сан байгаа бол тусгай багажийн тусламжтайгаар үүнийг хайхад тохиромжтой байдаг.
- Үүнийг хийхийн тулд таб руу очно уу "Нүүр" болон багаж хэрэгслийн блок дээр соронзон хальсны дээр Засварлах товчлуурыг дарна уу "Find and highlight".
- Хүссэн утгыг заах хэрэгтэй цонх нээгдэнэ. Үүний дараа товчин дээр дарна уу "Дараагийн хайх" эсвэл "Бүхнийг хайх".
- Эхний тохиолдолд тодорхой тогтоосон утга бүхий эхний нүд идэвхтэй болдог.
Хоёр дахь тохиолдолд, энэ утгыг агуулсан эсийн жагсаалтыг бүхэлд нь нээнэ.
Хичээл: Excel дээр хайлт хийх
Хадгалах газрууд
Бүртгэл мэдээллийн талбарын нэр бүхий нүдийг засах мэдээллийн сан үүсгэх үед тохиромжтой. Том баазтай ажиллахдаа энэ нь зөвхөн урьдчилсан нөхцөл юм. Эс бөгөөс та аль мөр, баганыг тодорхой утгад тохирохыг харахын тулд хуудас руу гүйлгэн гүйлгэхийг байнга үргэлжлүүлэн хийх хэрэгтэй болно.
- Дээрх нүдийг сонгоод дээр нь зүүн тийш нь засварлахыг хүсч байна. Энэ нь шуудангийн толгой болон оролтын нэрний баруун талд байрлана.
- Таб дотроо байх "Харах" товчлуур дээр дарна уу "Газар дээр нь буулгах"хэрэгсэл бүлэгт байрлаж байгаа "Цонх". Унтраах жагсаалтаас сонголтыг сонгоно уу "Газар дээр нь буулгах".
Өгөгдлийн хуудсан дээр хэр хол явж байгаагаас үл хамааран талбайн болон бичлэгийн нэрс таны нүдэн дээр байх болно.
Хичээл: Excel-ийн талбарыг хэрхэн засах талаар
Жагсаалтыг доош буулгах
Хүснэгтийн зарим талбаруудын хувьд уншигчдын жагсаалтыг зохион байгуулах нь оновчтой байх болно. Ингэснээр хэрэглэгчид шинэ бичлэгүүд нэмэх замаар зөвхөн тодорхой үзүүлэлтүүдийг зааж өгдөг. Жишээлбэл, энэ талбар нь үнэн юм "Паул". Эцсийн эцэст эрэгтэй, эмэгтэй хоёр сонголт байх болно.
- Нэмэлт жагсаалт үүсгэх. Хамгийн тохиромжтой нь өөр хуудсанд байрлуулагдах болно. Үүний дотор бид уналтын жагсаалтанд гарч ирэх утгуудын жагсаалтыг зааж өгнө.
- Энэ жагсаалтыг сонгоод хулганы баруун товчийг дарна уу. Үзэж байгаа цэс дээр тухайн зүйлийг сонго "Нэрийг оноох ...".
- Бидэнтэй танилцсан цонх нээгдэнэ. Тохирсон талбарт дээр дурдсан нөхцлүүдийн дагуу нэрийг манай мужид оноож өг.
- Бид мэдээллийн сан руу хуудас руу буцах болно. Унтраах жагсаалтыг сонгох мужийг сонгоно уу. Таб руу оч "Мэдээлэл". Бид товчлуурыг дарна "Мэдээлэл баталгаажуулалт"багажны блок дахь соронзон хальс дээр байрладаг "Өгөгдөлтэй ажиллах".
- Үзэгдэх үнэ цэнэ нь шалгах цонх нээгдэнэ. Талбайд "Мэдээллийн төрөл" шилжүүлэгчийг байрлуулж байрлуулна "Жагсаалт". Талбайд "Эх сурвалж" тэмдгийг тавь "=" Тэгээд тэр даруй, зайгүй бол, унагаах жагсаалтыг нэрийг нь бичээд өглөө. Үүний дараа товчин дээр дарна уу "OK".
Одоо та хязгаарлалтыг тогтоосон мужид өгөгдөл оруулахыг оролдох үед тодорхойлсон утгуудаас сонгож болох жагсаалт гарч ирнэ.
Хэрэв та эдгээр нүдэнд дурын тэмдэгтүүдийг бичих гэж оролдвол алдааны мэдээлэл гарч ирнэ. Та буцаж ирээд зөв оруулаарай.
Хичээл: Excel дээр drop-down list хэрхэн хийх вэ
Мэдээжийн хэрэг, Excel нь өгөгдлийн санг үүсгэхэд зориулсан тусгай програмуудад чадвар дутагдаж байна. Гэсэн хэдий ч ихэнх тохиолдолд мэдээллийн бааз үүсгэх хэрэглэгчдийн хэрэгцээнд нийцсэн багаж байдаг. Онцгой хэрэглээний програмуудтай харьцуулахад Excel-ийн онцлог нь жирийн хэрэглэгчдэд илүү сайн гэдгийг мэддэг болохоор энэ нь Microsoft-ийн хөгжүүлэлттэй ч гэсэн зарим давуу талтай юм.
